|
Pismo z 03.10.2013 r. Wojewody Wielkopolskiego do urzędów miast, miast i gmin, gmin województwa wielkopolskiego
W związku ze stosowaniem różnorodnej praktyki przez organy gmin w zakresie udostępniania kopii dokumentów z kopert dowodowych osób zmarłych dla celów genealogicznych oraz z uwagi na brak bezpośrednich regulacji prawnych w tym zakresie, poniżej prezentuję opinię prawną, opracowaną przez Departament Spraw Obywatelskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, której wdrożenie pozwoli na ujednolicenie dotychczasowego sposobu postępowania.
Definicja legalna pojęcia „koperta dowodowa”, rozumianego jako zbiór dokumentów gromadzonych w związku z wydaniem osobie pierwszego i kolejnych dowodów osobistych, przechowywanych przez ostatniego wystawcę, ujęta została w § 2 pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważnienia, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2009 r. nr 47, poz. 384 ze zm.), wydanego na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. - Dz. U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.). Żaden z powyższych aktów prawa nie reguluje jednak zasad udostępniania dokumentacji zgromadzonej w kopertach. Ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych, w rozdziale 8b, zawiera jedynie rozwiązania w zakresie udostępniania danych osobowych ze zbiorów meldunkowych oraz elektronicznej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, które – z uwagi na precyzyjne określenie przedmiotu i źródła udostępnienia – nie mogą być jednak traktowane rozszerzająco. Na marginesie można jedynie zaznaczyć, że problematyka ta została szczegółowo uregulowana w nowej ustawie z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. nr 167, poz. 1131 oraz z 2011 r. nr 133, poz. 768), która wejdzie w życie dnia 1 stycznia 2015 r. zgodnie z art. 75 ust. 1 i 2 ww. aktu prawa organy gmin oraz konsulowie Rzeczypospolitej Polskiej udostępniają dokumentację związaną z dowodami osobistymi znajdującą się w ich posiadaniu. Dokumentację taką udostępniać się będzie organom ścigania, sądom oraz podmiotom, które wykażą w tym interes prawny.
Wobec powyższego, ewentualnych podstaw prawnych do przekazywania genealogom kopii dokumentacji z kopert dowodowych osób zmarłych należy poszukiwać w innych regulacjach prawnych odnoszących się do zagadnienia udostępniania informacji, które nie są związane w sposób bezpośredni z ewidencją ludności. Podstawowym aktem prawa, który reguluje problematykę udostępniania akt sprawy jest kodeks postępowania administracyjnego. O braku możliwości jego zastosowania w analizowanym przypadku przesądza jednak osoba wnioskodawcy, która nie jest stroną, lecz osobą trzecią – genealog. Podstawy do przekazania kopii dokumentacji dowodowej, w której zawarte są dane osobowe, nie będzie też co do zasady stanowić ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 102, poz. 926 ze zm.), gdyż zgodnie z ogólnie przyjętą wykładnią ma ona zastosowanie do osób żyjących. Jak zaznaczono genealodzy są natomiast zainteresowani dokumentami osób zmarłych. Wyjątkiem od tej zasady będzie sytuacja, gdy w kopercie osoby zmarłej znajdować się będą dane osobowe osoby żyjącej np. w odpisie skróconym aktu małżeństwa, które objęte są ochroną ww. aktu prawa.
Mając na uwadze powyższe wykluczenia, jedną podstawą prawną pozwalającą na pozytywne rozpatrzenie wniosku o wydanie kopii koperty dowodowej osoby zmarłej jest ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. nr 113, poz. 1198 ze zm.). Argumentując zaprezentowane stanowisko wskazać należy, że w kopertach dowodowych gromadzone są dokumenty wytworzone przez władze publiczne (np. akty stanu cywilnego) oraz wnioski, dokumenty, zdjęcia złożone do akt w związku z prowadzonymi postępowaniami administracyjnymi. Zgodnie zaś z poglądem przyjętym w orzecznictwie informację publiczną stanowi całość akt postępowania prowadzonego przez organ administracji publicznej – w tym zarówno dokumenty wytworzone, jak i posiadane przez organ w związku z konkretną sprawą. Przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej nie ograniczają prawa do informacji wyłącznie do dokumentów urzędowych. Co do zasady zatem udostępnieniu podlegać będzie wszystko, co znajduje się w aktach postępowania, niezależnie od tego, czy będzie to dokument urzędowy, czy prywatny (wyrok NSA z dnia 1 grudnia 2011 r. sygn. akt I OSK 1550/11). Dodatkowym argumentem pozwalającym uznać kopertę dowodową za informację publiczną jest okoliczność, że dokumentacja w niej zgromadzona służy do wykonania przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, w zakresie wytworzenia dowodu osobistego. Zgodnie z orzeczeniem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, sygn. akt II SAB/Wa 115/12 z dnia 11 lipca 2012 r., informacją publiczną są nie tylko dokumenty bezpośrednio zredagowane i wytworzone przez szeroko rozumiane organy, ale także te dokumenty, których organ używa do realizacji zadań wynikających z przepisów prawa.
Reasumując, dokumenty zawarte w kopertach dowodowych osób zmarłych mogą być udostępniane osobom nie będącym stroną postępowania w przedmiocie np. wydania (wymiany) dowodu osobistego (np. genealogom) na podstawie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, przy czym w przypadku, gdy w danej kopercie dowodowej dotyczącej osoby zmarłej znajdują się dokumenty, które zawierają dane osobowe innej osoby niż osoba zmarła (np. odpis aktu małżeństwa danej osoby), wówczas do kwestii przetwarzania, w tym udostępniania, danych osobowych zawartych w takich dokumentach znajdują zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych w takim zakresie, w jakim dotyczą one osób żyjących. Nadto należy mieć na uwadze ograniczenia prawa do informacji publicznej, przewidziane w art. 5 ust. 1 i 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, zwłaszcza ograniczenie powyższego prawa ze względu na prywatność osoby fizycznej. Jednocześnie zaznaczyć należy, że powyższy stan prawny ulegnie zmianie z dniem 1 stycznia 2015 r., tj. po wejściu w życie ustawy o dowodach osobistych, która jako ustawa zawierająca przepisy szczególne wyłączy stosowanie innych regulacji prawnych w zakresie dotyczącym udostępniania dokumentacji dowodowej.
Dodam jeszcze od siebie, że jeśli w danym urzędzie koperty dowodowe nie są zewidencjonowane w wersji elektronicznej, aby było możliwe szukanie po nazwiskach albo nie będziemy znać serii i numeru dowodu osobistego, to trudno będzie dotrzeć do interesującej koperty. Poza tym cena kserokopii 1 strony dokumentu z koperty wynosi 5 zł.
Pozdrawiam,
Jarek
_________________ Gdzie i kiedy, na Kujawach lub w Wielkopolsce, wzięli ślub Józef Górski i Marianna Pytlińska (ok. 1829 r.) oraz Wiktor Górski i Marianna Nalazek (ok. 1860 r.)? Gdzie ok. 1803 r. urodził się Józef Górski? http://www.gorscy.org.pl/haplogrupa: I-M253
|
Zaloguj
Zarejestruj
FAQ
Szukaj
Ja wyslalam pismo do Poznania i dostalam za niecale 3 tygodnie odpowiedz, ze dokumenty dotyczace osob z rodziny, o ktore pytalam zostaly zniszczone na podstawie tego i tego....
